Zwei Köpfe, ein Ziel: Erfolgreiche Projektumsetzung mit Proxy Product Owner

Wer ein agiles Softwareprojekt erfolgreich steuern will, hat viele Aufgaben zu koordinieren. Man muss eine Vision und Strategie für das Produkt entwickeln, Kundenwünsche ermitteln und Lösungsansätze finden, Details mit Stakeholdern abstimmen, Prioritäten setzen und viele weitere Aufgaben erledigen. Dies alles füllt problemlos einen Vollzeitjob aus. 

In Scrum-Entwicklungsprojekten ist der Product Owner für diese Aufgaben verantwortlich. Idealerweise ist er zu 100% für diese Aufgaben freigestellt, hat Erfahrung mit der agilen Softwareentwicklung und „spricht die Sprache“ des Entwicklungsteams. Doch in der Realität hat der Product Owner oft zusätzliche Aufgaben, eine hohe Arbeitslast im Stakeholder-Management und (noch) keine Erfahrung in der Kommunikation mit einem agilen Team.
Dadurch stellen sich dem Product Owner viele Fragen: 

Die Fragen eines Product Owners

Wenn eine Person all diese Aufgaben bewältigen muss, ohne dafür 100% ihrer Zeit zur Verfügung zu haben, entsteht oft eine kritische Engstelle, die die gesamte Entwicklung bremst. Häufig kommt hinzu, dass das Entwicklungsteam wenig fachliches Wissen über die Projektdomäne hat. Dieses Wissen muss ebenfalls der Product Owner bereitstellen.

Der Product Owner ist in dieser Situation sehr unter Last und oft die Engstelle, die die Geschwindigkeit und den Erfolg limitiert. Hat er nicht genug Zeit oder ist zeitweise nicht verfügbar (andere Aufgaben, Urlaub, Krankheit) wird das Problem ganz akut.  

 Ein Modell, mit dem wir gute Erfahrungen gemacht haben, ist die Einführung eines Sparringspartners für den Product Owner. Wir nennen diesen Sparringspartner „Proxy Product Owner“. 

Der Proxy Product Owner unterstützt den Product Owner bei seiner Arbeit. Beide arbeiten eng zusammen, um gemeinsam die Ziele und Anforderungen für das Produkt zu definieren.  
Besonders in folgenden Bereichen kann der Proxy PO den Product Owner entlasten: 

• Kundenbedürfnisse ermitteln und Lösungen dafür erarbeiten 
• User Stories erstellen und in sinnvolle Umsetzungsschritte aufteilen 
• (Erster) Ansprechpartner für Entwickler bezüglich fachlicher Rückfragen 
• Unterstützung bei der Priorisierung der anstehenden Aufgaben
• Anwendung bewährter agiler Herangehensweisen 
• Coaching und methodische Unterstützung des Product Owners 

Der Proxy Product Owner arbeitet mit dem Product Owner zusammen und entlastet ihn

Wichtig für ein erfolgreiches Arbeiten mit Scrum ist, dass es weiterhin einen(!) Product Owner gibt.  Der Product Owner hat das letzte Wort bei der Priorisierung und ist verantwortlich für den Produkterfolg. 

Die Verantwortung für die folgenden Punkte muss daher beim PO bleiben: 

• Definition des Produktziels
• Festlegung der Produktstrategie
• Priorisierung 

Der Proxy PO unterstützt hierbei lediglich. 

Entscheidend für den Erfolg ist der häufige und gute Austausch zwischen PO und Proxy PO. Die Kommunikation sollte dabei auf Augenhöhe stattfinden und nicht als Befehlsempfänger-Verhältnis verstanden werden. Der Proxy PO sollte Erfahrung mit agilen Softwareprojekten haben und den Product Owner bei Bedarf beraten und coachen können.

Zusammengefasst lautet die Erfolgsformel:  
„PO und Proxy-PO bilden ein Team, das das Produkt gemeinsam zum Erfolg führt. Jeder profitiert dabei von den Stärken und Erfahrungen des anderen.“

Wenn der Product Owner auf Kundenseite und der Proxy Product Owner auf Dienstleisterseite gut zusammenarbeiten, schaffen sie die besten Voraussetzungen für ein erfolgreiches Softwareprojekt. Die Aufgabenteilung und gegenseitige Unterstützung erhöhen die Effizienz und tragen maßgeblich zum Projekterfolg bei.